No ha llegado la pieza y la moto tiene que salir hoy

Cómo sacar la moto cogiendo la pieza de otra del taller, facturar la orden y redestinar la unidad que llegue tarde a reponer la moto donante.

El pedido llegó incompleto, el cliente viene a las siete y la moto tiene que salir. En el taller hay otra moto con esa misma pieza puesta. La solución es coger la pieza de ahí, entregar la moto reparada y, cuando por fin llegue la unidad del proveedor, montarla en la moto de la que la sacaste.

Lo importante no es el apaño —eso ya lo sabes hacer— sino dejarlo escrito, para que dentro de tres semanas el programa siga sabiendo que hay una moto a medias esperando una pieza que ya está pedida.

Antes de empezar: comprueba que de verdad no llega

Abre la orden y mira la línea de la pieza que falta. Si pone «Pedida en P-0006», ese es el pedido que trae tu unidad: al pedirla quedó sellada para esta orden. Si solo pone «Pedida», es un pedido anterior a esa trazabilidad y la pieza puede venir en cualquiera de los que se listan.
Entra en el pedido desde esa línea. Ahí ves cuánto queda pendiente y si el pedido se envió al proveedor.
Llama al proveedor. Si te confirma fecha y te sirve, no hagas nada más.
Si te dice que tarda, sigue con los pasos de abajo. No canceles el pedido: la unidad sigue haciendo falta, solo que ahora es para otra moto.

Coger la pieza de otra moto del taller

La moto donante puede ser una moto de exposición, una de ocasión, una de la flota del taller o la de un cliente que te da permiso. Da igual cuál sea: el paso que no te puedes saltar es registrar que esa moto se ha quedado sin la pieza.

Todo sale del botón «Ya lo tengo», el que aparece en la línea de la orden junto al chip «Falta».

Abre la orden que tiene que salir hoy, busca la línea de la pieza que falta y pulsa «Ya lo tengo».
En el diálogo «Ya lo tengo en el taller» hay dos vías. La primera, «Ya la tengo en el taller», es para cuando la pieza está de verdad en la estantería y nadie la había dado de alta: entra en stock con un albarán a nombre de tu propio taller, que es un proveedor más. La que buscas hoy es la segunda: «La saco de otra moto».
Pon la «Cantidad» que te llevas (viene propuesto lo que falta) y elige en «Moto de la que se saca» la moto donante.
Si esa moto es de un cliente, el programa te avisa y te pide «Autorizado por»: escribe quién dio el permiso. Es obligatorio y queda guardado; sin ese nombre no se puede ceder la pieza.
Deja marcada la casilla «Crear orden de reposición para esa moto». Es lo que abre el trabajo pendiente sobre la moto donante en vez de dejarlo en tu memoria.
Pulsa «Ceder la pieza». A partir de ahí:

la pieza queda cubierta en la orden que sale hoy, como si hubiera entrado de un albarán, y la orden sale de «Pendiente recambios» a «Autorizada»;
la moto donante queda marcada con el chip «Incompleta: falta …», que la acompaña en su ficha y en los listados, y sale como aviso al entregarla o al venderla. Avisa, pero no bloquea nada;
se abre una orden de reposición sobre la moto donante con esa pieza dentro;
la unidad que aún está pendiente en el pedido deja de esperar a esta orden y pasa a esperar a la de reposición. El aviso de confirmación te dice cuántas unidades se han redirigido.

No lo hagas por la vía rápida de «ajustar el stock a mano». Un ajuste hace que cuadren los números del almacén, pero nadie se entera de que hay una moto desarmada: cuando llegue el albarán, la pieza entrará en la estantería y la moto donante se quedará así para siempre.

Terminar y facturar la orden

Con la pieza ya cubierta, la orden sigue su camino normal:

Termina el trabajo y márcala «Reparada».
Entrega la moto. Al entregar, las piezas de la orden salen del stock.
Factura. Recuerda que al emitir, la factura queda congelada: número, importes y datos del cliente ya no se tocan. Si luego hay que corregir algo, se hace con una rectificativa.

Si prefieres facturar antes de entregar, también vale: el stock se descuenta con lo que ocurra primero, la factura o la entrega, nunca dos veces.

Ojo si en la orden queda otra pieza sin llegar: entregar y facturar sacan material del stock, así que el programa te para antes con «No se puede facturar todavía» (o su gemelo al entregar) y la lista de lo que falta, pieza a pieza. De cada una te ofrece la salida que corresponde: si no está pedida, «Hacer pedido» o «Ya lo tengo»; si ya está pedida, el enlace a su pedido y nada más, para que no la pidas dos veces. No hay «facturar de todos modos»: una factura emitida lleva número fiscal y no se puede deshacer.

Cuando por fin llega la pieza

Recepciona el albarán como siempre, contra el pedido. Al confirmar la recepción, la unidad no se queda suelta en la estantería: queda apartada en bolsa para la orden de reposición de la moto donante, que es quien la estaba esperando.

Ve a Recepción de albarán y elige el pedido.
Marca la línea de esa pieza y pon la cantidad que ha llegado.
Pulsa «Confirmar recepción». La pegatina que se imprime lleva el número de la orden de reposición: esa bolsa no es stock libre.
Monta la pieza en la moto donante y entrega la orden de reposición. Eso es lo que cierra el asunto: la cesión pasa a «Repuesta» y el chip de moto incompleta desaparece solo.

Mientras no entregues esa orden, la moto donante seguirá apareciendo como incompleta. Es a propósito: es el único recordatorio de que hay una moto en el taller a la que le falta algo.

Si la pieza ya no va a volver

A veces la moto donante se vende tal cual, o la pieza se consigue por otro camino. Entonces la cesión se cierra a mano desde la ficha de la moto donante, en la tarjeta «Piezas cedidas». Ahí están las «Pendientes de reponer» —con enlace a la orden que se llevó la pieza y a la de reposición— y el «Histórico».

Pulsa «Cerrar cesión» en la línea que corresponda.
Escribe el «Motivo»: es lo único que quedará explicado dentro de seis meses, y es obligatorio.
Confirma con «Cerrar sin reponer».

Cerrar la cesión apaga el aviso de moto incompleta y nada más: no devuelve stock ni cancela la orden de reposición. Si esa orden ya no hace falta, cancélala tú.

Resumen

Comprueba el pedido y avisa al proveedor. No lo canceles.
En la línea que falta, «Ya lo tengo» → «La saco de otra moto», elige la donante y «Ceder la pieza».
Termina, entrega y factura la orden urgente con normalidad.
Recepciona el albarán cuando llegue: la unidad va a la orden de reposición de la moto donante.
Monta la pieza y entrega esa orden de reposición: el aviso de incompleta se apaga solo.