Concesionario y Equipo
El expediente de venta de una moto hasta donde llega hoy, qué partes todavía no existen, y el módulo de Equipo: fichajes y ausencias.
Dos módulos que no son taller: vender motos y llevar a la gente. Van juntos aquí porque los dos se activan aparte y los dos se usan poco el primer mes.
Concesionario
El menú Concesionario solo aparece si has activado «Vende vehículos» en Ajustes → Taller. Dentro tienes Motos nuevas, Motos de ocasión, Transferencias, Presupuestos de venta, Hacer pedido de motos, Historial de pedidos y Ventas.
Esto está a medio construir, y conviene decirlo: lo que hay funciona, pero hay piezas del proceso que todavía no existen. Al final del apartado están enumeradas.
El expediente de venta
Cada venta es un expediente numerado V-1, V-2… con su cliente, su moto, su presupuesto, sus documentos y su línea de tiempo. Se abre desde un presupuesto de venta, o desde «Vender» en una moto de ocasión.
Los estados van siempre hacia delante, y se pueden saltar pasos:
- Abierta
- Con señal — la sella el cobro de la señal.
- Pedida — la sella el pedido al proveedor.
- Recibida — al recepcionar la unidad por su bastidor.
- Preparada
- Facturada — la sella la factura.
- En gestoría
- Entregada
Y Perdida, desde cualquier sitio menos entregada.
Los cuatro que no sella ningún flujo —recibida, preparada, en gestoría y entregada— los pones tú con «Avanzar estado». No se vuelve atrás.
Los presupuestos de venta
Son suyos, con su propia numeración PV-n, separados de los del taller. Desde uno abres el expediente, y desde el expediente puedes crear uno nuevo o enlazar uno que ya existía.
La señal
Con «Registrar señal» eliges importe, fecha y medio de cobro: se emite una factura de anticipo y se registra el cobro de una vez. El expediente pasa a «Con señal».
Si la venta se cae, el botón ya no es «Marcar perdida» sino «Venta caída», que emite la rectificativa correspondiente con su motivo del artículo 80 de la Ley del IVA. Si la señal se queda en el taller como indemnización, eso queda fuera del IVA y no genera factura.
La unidad
Una moto nueva se pide desde Hacer pedido de motos —y si es una Zero, «Cargar en Zero» te monta el carrito— y entra con «Recepcionar unidad», que es donde se teclea el bastidor. También puedes asignar una unidad que ya tuvieras.
Los papeles
La tarjeta de documentos del expediente lleva la cuenta de lo que falta, y bloquea: no te deja pasar a gestoría ni entregar si no están los papeles obligatorios. Para una moto nueva, el DNI por las dos caras y el mandato; para entregarla, cinco documentos. Para una de ocasión, seis en ambos hitos. «Generar mandato» te saca el mandato en PDF, firmado por el representante legal que pusiste en Ajustes → Taller.
Motos de ocasión
«Comprar moto a un cliente» da de alta la unidad y «Contrato» genera el contrato de compraventa en el que el taller compra, archivado en los documentos de la moto. Después, «Poner a la venta» y, cuando haya comprador, «Vender», que abre el expediente y no se puede deshacer.
El contrato que se genera es el de tu compra. El contrato de la venta al cliente, cuando la puerta de papeles te lo pida, lo subes tú a los documentos del expediente.
Transferencias
Un registro aparte de los cambios de titular que tramitas: fecha, moto, de quién a quién, motivo, importe y documento. El historial de titularidad se ve luego en la ficha de la moto.
Lo que todavía no existe
Para que nadie lo busque:
- No hay pantalla de PDI. No se crea la orden de preparación desde la venta.
- No hay estado de stock de la unidad (pedida, en tránsito, comprometida…).
- No hay margen de la venta.
- No hay envío a gestoría por enlace, ni trámites con fechas, ni matriculación automática: «En gestoría» es un cambio de estado a mano.
- No hay acta de entrega, ni portal «Mi compra» para el comprador.
- Los importes de la señal no se configuran desde ninguna pantalla todavía.
Equipo
El módulo Equipo lleva el registro de jornada y las ausencias. Todo el que tiene cuenta ve Mi jornada, aunque no tenga permisos de Equipo: su registro es suyo.
Fichar
Cuatro botones: «Entrar», «Pausa», «Reanudar» y «Salir». Puede fichar cualquier persona de alta, sin permisos especiales, y siempre por sí misma: nadie ficha por otro.
- Sin huella y sin GPS. Lo único que se guarda al lado del fichaje es la sede y la modalidad (presencial o a distancia).
- Si entras fuera de tu horario, te pregunta si es hora ordinaria u hora extraordinaria.
- Una persona dada de baja conserva el acceso a su registro, pero ya no puede fichar.
Cuando el fichaje sale mal
Se corrige, no se borra a escondidas. Hay corregir, anular, reclasificar y el asiento de contingencia para el «no pude fichar». Lo que registra la empresa queda pendiente de la conformidad del trabajador, que desde Mi jornada puede aceptar o discrepar; y al revés. Así el registro dice siempre quién puso qué y quién estuvo de acuerdo.
Desde Fichajes → «Exportar» salen el CSV del mes, el resumen mensual en PDF que hay que entregar y el registro para la Inspección.
Ausencias
El trabajador pide desde Mi jornada con «Solicitar ausencia»: elige tipo, fechas y adjunta el justificante si ese tipo lo exige. La solicitud queda «Solicitada».
Quien tiene permiso de escritura en Equipo —por defecto, propietario, administrador y Recursos Humanos— la aprueba o la rechaza con una nota, que le llega por correo a la persona. Esa misma gente puede «Registrar ausencia» a nombre de otro, y entonces nace ya aprobada.
El catálogo de tipos viene cargado con los permisos del Estatuto de los Trabajadores —vacaciones, matrimonio, fallecimiento de familiar, deber inexcusable, lactancia, incapacidad temporal, excedencia…—, cada uno con su base legal, si es retribuido, si cuenta en días naturales o laborables y si pide justificante. Los días de cada uno los ajustas tú.
El saldo de vacaciones lleva la cuenta de lo que corresponde, lo disfrutado, lo aprobado a futuro, lo arrastrado y lo que devuelve una baja.
Calendario e informes
- Calendario laboral — festivos nacionales y autonómicos cargados de una vez, los locales a mano, y los cierres del taller que definiste en la agenda. Se descarga en PDF, que es como hay que exponerlo.
- Informes — horas por mes, horas extra (con su tope anual y lo pendiente de compensar) y absentismo.
- Ajustes de equipo — jornada semanal y anual, vacaciones, arrastre, cómo se compensan las extras, horario nocturno y la comunidad autónoma para los festivos.
Qué mirar después
- Cobros, descuentos y rectificativas, que es donde acaba la señal y la factura de la moto.