Cobros, descuentos y rectificativas

Registrar lo que entra —entero o a plazos—, cómo se aplica el descuento de un cliente, y cómo se corrige una factura que ya no se puede tocar.

Emitir la factura y cobrarla son dos cosas distintas, y el programa las trata como tales. La factura se congela al emitirla; el cobro se puede registrar hoy, mañana o en tres veces.

Los medios de pago

Se configuran en Ajustes → Facturación, y son cuatro: Efectivo, Tarjeta, Transferencia (guarda el IBAN) y Bizum (guarda el teléfono). El taller nace con efectivo y tarjeta; los otros dos los añades si los usas.

Los que tengas activos salen impresos en la factura, bajo «Formas de pago aceptadas», y también en el PDF del presupuesto. Al efectivo se le añade solo el aviso de que está sujeto al límite legal.

Lo que se imprime en una factura emitida es la lista del día en que se emitió. Añadir un medio de pago meses después no cambia los papeles que ya salieron.

Registrar un cobro

En la ficha de una factura emitida tienes la tarjeta «Cobros»: arriba, el saldo pendiente; debajo, cada cobro con su importe, su fecha y su medio.

  1. Pulsa «Registrar cobro» (o «Marcar pagada» en la cabecera, que abre el mismo diálogo con el saldo ya puesto).
  2. Importe, medio de pago y fecha son obligatorios. La nota, no.
  3. Guarda.

El estado se recalcula solo con lo que llevas cobrado: «Pendiente», «Parcial» o «Pagada». No hay un interruptor de «pagada» que puedas darle sin decir cuándo y cómo: un cobro sin fecha ni medio no sirve de nada dentro de tres meses.

Cosas que conviene saber:

  • Los cobros parciales son normales. Registra cada entrega a cuenta; la suma manda.
  • No se puede cobrar de más. El importe no puede pasar del total de la factura.
  • Un cobro se puede borrar, y al borrarlo el estado vuelve a recalcularse.
  • Un borrador no se cobra. Solo las facturas emitidas.

Devoluciones

Una factura con total negativo —un abono, o una rectificativa por diferencias— usa la misma tarjeta, pero al revés: dice «Devoluciones», «Registrar devolución», y el estado se lee «Pendiente de devolver» o «Devuelta». Lo que registras ahí es el dinero que sale.

El banco

En Conciliar banco subes el extracto (Excel, CSV o Norma 43) y el programa te propone qué movimiento casa con qué factura. Al confirmarlo, el cobro se registra solo como «Transferencia», con el concepto del banco en la nota, y queda la evidencia en la factura.

Para ver lo que se te debe, Vencimientos y antigüedad de deuda, en el menú de facturas.

El cliente no puede pagar desde su portal. Ve si una factura está pagada o pendiente, y se descarga el PDF, pero el dinero entra por donde entra siempre —caja, datáfono, banco, Bizum— y tú lo registras aquí.

El descuento del cliente

En la ficha del cliente, bajo «Condiciones comerciales», hay dos campos:

  • Código de descuento, de los que creas en Ajustes → Descuentos.
  • Descuento especial %, que sustituye al del código para ese cliente. Un 0 también cuenta: deja el descuento en nada. Déjalo vacío si quieres que mande el código.

Debajo ves el descuento efectivo, que es el que se va a aplicar.

Cómo se aplica, que es lo que más se malentiende: ese porcentaje viene puesto por defecto en cada línea nueva que añadas a un presupuesto, una orden o una factura de ese cliente. No es un descuento sobre el total ni distingue entre piezas y mano de obra: entra en todas las líneas con importe, y puedes cambiarlo línea a línea. Lo que escribas a mano en una línea manda siempre.

Y el porcentaje se queda escrito en la línea. Si mañana cambias el descuento del cliente, los documentos que ya existen no se recalculan: siguen con el que tenían el día que se hicieron.

Aparte de esto está el descuento de documento: la línea de «Añadir descuento» del presupuesto o de la factura, que se resta de la base imponible de un tipo de IVA concreto. Son mecanismos distintos y pueden convivir.

Rectificativas

Una factura emitida no se toca: no se edita, no se borra y no se «desemite». Si hay que corregir algo, se emite una rectificativa.

Desde la ficha de la factura, botón «Rectificar». Te pide dos cosas:

  • Método.
  • Por diferencias — se emite ahí mismo una factura con los importes en negativo que anula la original. Cada línea sale con el prefijo «Abono:». Si luego hay que cobrar lo correcto, se hace una factura nueva.
  • Por sustitución — te lleva al editor con las líneas de la original ya cargadas para que las corrijas. Es la vía cuando solo cambia una parte. El cliente no se puede cambiar: es el mismo de la original.
  • Motivo. Es obligatorio, y es lo único que explicará esto dentro de seis meses.

Lo que hay que tener claro:

  • La original no cambia. Sigue emitida, con su número y sus importes. Lo que queda es el vínculo entre las dos.
  • Solo una rectificativa por factura. Después, el botón desaparece.
  • El número lo pone el programa. Cada serie tiene su serie rectificativa emparejada, y de ahí sale el número. No se elige a mano.
  • No devuelve piezas al stock. Si el cliente te trae material de vuelta, eso se arregla desde Inventario → Recuento. El programa te lo avisa al rectificar una factura que venía de una orden.
  • Tras una rectificativa por sustitución, la original queda sustituida y ya no admite cobros nuevos.

Si la factura va a una Administración

Al generar el fichero Facturae (.xsig) de una rectificativa, además del motivo que escribiste te pedirá un código de motivo normalizado de la lista oficial. Se guarda una sola vez y ya no se puede cambiar: forma parte de la factura.

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