Del presupuesto a la factura

El camino completo: presupuestar, que el cliente lo acepte, abrir la orden, facturar, y qué queda congelado para siempre al emitir.

El recorrido normal de un trabajo es: presupuesto → el cliente acepta → orden de reparación → factura. Cada paso desbloquea el siguiente, y el último es irreversible.

1. El presupuesto

Se crea desde Presupuestos → «Nuevo presupuesto». Nace en «Borrador», y admite cinco tipos de línea:

  • Pieza — un artículo del inventario.
  • Mano de obra — se cobra por horas.
  • Operación — un trabajo de tu catálogo, con su precio cerrado.
  • Texto — una nota sin importe.
  • Descuento — con «Añadir descuento». Se resta de la base imponible del tipo de IVA que elijas, antes de calcular el IVA, y nunca puede superar esa base.

La moto, el bastidor y los kilómetros son datos del presupuesto, no líneas: tienen su propio bloque y viajan luego a la factura. No los metas como una línea de texto.

2. Enviarlo al cliente

Con el menú «Compartir» tienes cuatro vías: email, WhatsApp, Telegram y copiar el enlace.

Todas mandan lo mismo: un enlace público a una página donde el cliente ve el presupuesto y puede aceptarlo o rechazarlo, sin cuenta ni contraseña. El email no lleva el PDF adjunto; lleva el enlace.

En cuanto lo compartes por cualquier vía, el presupuesto pasa a «Enviado» y se le sella la fecha de validez (30 días, salvo que lo hayas cambiado en los ajustes del taller).

Si tocas un presupuesto ya enviado, la aplicación te avisa: volverá a «Borrador» y tendrás que enviarlo otra vez. Es a propósito — el cliente no puede estar mirando una versión distinta de la que tú estás editando.

3. Que lo acepten

Puede aceptarlo el cliente desde el enlace, o tú desde la ficha con «Marcar aceptado» (o «Autorizar presupuesto» si te lo ha dicho por teléfono).

Al aceptarse pasan dos cosas:

  • Se reservan los recambios. Las piezas que hay en stock quedan apartadas para ese trabajo. Lo que no hay se convierte en un faltante, y es lo que aparece en Hacer pedido. Mano de obra y operaciones no reservan nada.
  • Te pregunta si abres orden. Aceptar un presupuesto no crea la orden solo. Si la moto entra al taller, pulsa «Crear orden»; si es solo una venta de material, puedes ir directo a la factura.

Si el cliente acepta desde el enlace, no se le pregunta nada: la orden queda esperando a que la abras tú.

Si más adelante hay que echar atrás un presupuesto aceptado, «Rechazar» devuelve las piezas reservadas al stock y quita de la orden las líneas que habían nacido de ese presupuesto; las que añadiste a mano se quedan.

4. Facturar

Hay dos caminos, según haya orden o no.

Desde la orden de reparación. El botón «Facturar» aparece cuando la orden está «Reparada» o «Entregada». Te lleva al editor de factura con el cliente, la moto y las líneas ya cargadas. Una orden tiene una sola factura emitida: no se puede facturar dos veces.

Desde el presupuesto. Si no hay orden, sobre un presupuesto aceptado tienes también «Facturar»: eliges serie, ves qué número va a salir y se emite. El presupuesto pasa a «Facturado».

En los dos casos hace falta el NIF del cliente: una factura ordinaria no se emite sin él.

Cuándo sale el material del almacén: al emitir la factura o al entregar la moto, lo que pase primero. Nunca dos veces, y nunca antes (hasta entonces está reservado, que no es lo mismo).

5. Qué se congela al emitir

Este es el punto sin retorno. Al pulsar «Emitir factura» quedan fijados para siempre:

  • El número fiscal, correlativo y sin huecos dentro de su serie. En borrador no existe: se asigna al emitir.
  • La huella de la factura, encadenada con la anterior. Es lo que exige VeriFactu y lo que demuestra que nadie ha tocado nada.
  • Una foto de los datos: emisor, cliente con su NIF y dirección, moto con matrícula y bastidor, kilómetros, fechas, líneas, bases, IVA, recargo, IRPF y total.

A partir de ahí, la factura no se puede editar ni borrar. La aplicación lo impide a todos los niveles, no solo escondiendo botones.

Lo único que sigue cambiando después es el cobro (marcarla pagada, registrar pagos y devoluciones) y adjuntar su PDF una vez.

Mientras está en «Borrador», en cambio, se puede cambiar todo: cliente, líneas, serie, fechas, la moto. Y se puede borrar.

6. Si hay un error después de emitir

No se anula: se rectifica. En la factura tienes «Rectificar», con un motivo obligatorio y dos métodos:

  • Por diferencias — se emite una factura con importes negativos que anula la original. Después emites la correcta.
  • Por sustitución — se emite una factura completa corregida que sustituye a la original, y sigues en el editor para arreglar las líneas.

Dos avisos que se olvidan siempre:

  1. Una rectificativa no devuelve piezas al stock. Si el cliente trae el material de vuelta, ajústalo desde el recuento de inventario.
  2. Cada factura admite una sola rectificativa.

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