Primeros pasos

Lo mínimo que hay que configurar el primer día, cómo dar de alta un cliente y su moto, cuándo te ayuda la lectura del DNI y cómo traerte los datos del programa anterior.

El primer día no hace falta dejarlo todo perfecto. Hace falta dejar listas cuatro cosas para poder trabajar: los datos del taller, cómo cobras, el precio de tu hora y el horario. Lo demás se va rellenando solo.

Lo mínimo del primer día

Datos del taller

Ajustes → Taller. Nombre comercial, razón social, NIF, teléfono, email y dirección. Sube también el logo: sale en los correos y en los documentos.

Estos datos se copian en cada factura al emitirla. Cambiarlos más adelante no toca ni una factura ya emitida.

Cómo cobras

Ajustes → Facturación.

  • Medios de pago. El taller nace con Efectivo y Tarjeta. Puedes añadir Transferencia (te pedirá el IBAN) y Bizum (el teléfono). Son los cuatro que hay: cuando los tienes todos, la pantalla te lo dice.
  • Plazo de pago por defecto (días). El vencimiento se calcula como fecha de emisión más esos días. Por defecto 0, que es al contado.
  • Series de facturación. Vienen ya creadas, cada una con su rectificativa emparejada. Si no vendes motos, con la general te sobra.

El precio de tu hora

La mano de obra no es un artículo de almacén: vive en Artículos → Operaciones. Crea una operación, ponle precio y marca «Mano de obra (precio = €/hora)». A partir de ahí, elegir esa operación en un presupuesto o en una orden es lo que cobra horas.

Aprovecha y crea ahí los trabajos de precio cerrado que haces todos los días: cambio de aceite, montaje de neumático, revisión.

El horario

Ajustes → Agenda. Los tramos en los que aceptas citas. Un día sin tramos queda cerrado. De ese horario salen los huecos que verá el cliente si le pasas el enlace de cita web, así que merece la pena dejarlo bien desde el principio.

Y cuando tengas un rato

  • Ajustes → Descuentos: los códigos comerciales que luego asignas a clientes.
  • Equipo → Personas: invita al resto del taller. El rol decide qué ve cada uno; los permisos de cada rol se afinan en Ajustes → Permisos.

Dar de alta un cliente

Clientes → «Nuevo cliente».

Lo único obligatorio es el Nombre. Todo lo demás puede esperar, pero dos campos te ahorran disgustos:

  • NIF. Si lo escribes, tiene que ser un DNI, NIE o CIF válido: la letra de control se comprueba. Es lo que identifica al cliente en la factura.
  • Teléfono. Es por donde el programa reconoce a un cliente que pide cita por la web.

Cuando ya existe

  • Si el NIF ya es de otro cliente, el formulario se bloquea entero menos ese campo y te ofrece «Usar este cliente» o «Ir a ficha». No hay forma de crear dos fichas con el mismo NIF, y es a propósito.
  • Si lo repetido es el teléfono, el aviso es más suave: puedes usar el cliente que ya existe o «Crear de todas formas» (hay familias que comparten número).

Condiciones comerciales

En el mismo formulario, «Condiciones comerciales»: un código de descuento de los que creaste en Ajustes, y un descuento especial % para saltártelo en este cliente concreto. Debajo ves el descuento efectivo, que es el que se aplicará. Ese porcentaje viene puesto en cada línea nueva de sus presupuestos y facturas, y siempre puedes cambiarlo línea a línea.

El carnet

En la ficha hay un bloque «Carnet de conducir»: tipo, categorías (AM, A1, A2, A, B) y caducidad. Lo normal es que lo rellene solo la lectura del carnet cuando el cliente se lleva una moto de prueba; aquí lo corriges o lo completas a mano. Al marcar categorías, el tipo se recalcula a la mejor para moto. Si la fecha está pasada, o le quedan menos de dos meses, la ficha te lo dice.

Escanear el DNI

En el alta de cliente hay un bloque «Escanear DNI», con «Usar cámara» y «Subir foto». Haz la foto del anverso (y del reverso si quieres) y se rellenan solos nombre, apellidos, NIF y dirección. Nunca borra lo que ya habías escrito. Al guardar, la foto queda archivada en los documentos del cliente.

Solo aparece si el taller tiene las funciones de IA activadas.

Y aquí va la regla que no se salta nadie: lo que rellena la IA se revisa. El propio formulario te lo recuerda con un aviso que no se va hasta que cierras:

Datos leídos automáticamente del documento. Revisa que sean correctos antes de continuar.

Una letra mal leída en un NIF es una factura mal emitida, y una factura emitida no se corrige: se rectifica.

Dar de alta una moto

Motos de clientes → «Añadir moto». Primero te pregunta de quién es:

  • De un cliente — lo buscas por nombre o NIF.
  • Sin cliente (se asigna luego) — para la moto que entra antes que su papeleo.
  • Del taller (flota) — las motos de la casa.

Obligatorios: matrícula, marca y modelo. La marca y el modelo salen de un catálogo precargado: escribe y elige, o crea la que falte. Al crear una marca nueva se te cargan de golpe sus modelos conocidos con sus datos técnicos. Si la marca no está por ningún lado, el enlace «Gestionar catálogo» te lleva a añadirla.

Lo demás es opcional y se agradece tenerlo: bastidor (VIN), año, cilindrada, kilómetros, combustible y próxima ITV.

La ficha técnica no se lee con la cámara. No hay lectura automática del permiso de circulación: se sube como documento a la ficha de la moto, junto con el seguro o las fotos. Ahí se queda, a mano, para cuando la necesites.

Traerte los datos del programa anterior

Ajustes → Datos. Hay cuatro importadores: clientes, motos, artículos y proveedores. Todos tragan Excel (.xlsx, .xls) o CSV con fila de cabecera, y reconocen solas las cabeceras típicas de Gemicar.

Hazlo en este orden, que importa:

  1. Clientes. Mapea la columna «ID cliente (sistema anterior)» (el IDCLIENTE o CODIGOCLIENTE de Gemicar). No se ve en ninguna ficha: sirve para el paso siguiente.
  2. Motos. Con ese identificador, cada moto se engancha sola a su dueño. Sin él, te tocará emparejarlas a mano.
  3. Artículos.
  4. Proveedores.

Antes de importar nada, el asistente te deja elegir hoja y fila de cabecera, te enseña una vista previa de cinco filas y te dice cuántas son válidas y cuántas tienen errores. Se importa en lotes, así que un fichero grande tarda un rato pero no se queda a medias: si una fila viene mal, se salta esa y sigue.

Tres cosas que conviene saber de la importación de Gemicar:

  • Reimportar no duplica. Un cliente cuyo NIF o identificador antiguo ya existe se cuenta como omitido.
  • Artículos: se crean o se actualizan. Si una fila se parece a un artículo que ya tienes, el asistente te lo enseña en un paso de «Posibles duplicados» y eliges fusionar o duplicar.
  • El stock casi nunca viene. Si el fichero trae columna de stock, se siembra; si no —que es lo habitual en la exportación de Gemicar—, los artículos nacen a cero y el stock empieza a moverse con el primer albarán. La otra vía es hacer un recuento de las baldas que más uses.

Qué mirar después