Citas y portal del cliente

La agenda del taller, el enlace de cita web con tu propio subdominio, el enlace con el que el cliente cambia o cancela su cita, y qué ve y qué puede hacer en su portal.

Hay tres sitios donde vive una cita, y conviene no confundirlos: la agenda, que es tuya; la cita web, que es el enlace público por el que cualquiera pide hora; y el portal, que es la cuenta de un cliente concreto.

La agenda

Citas, en el menú. Vista de semana en el ordenador y agenda de mes en el móvil; también hay día y mes en rejilla. Se abre a las seis de la mañana y marca la hora actual.

  • Arrastra para mover, estira para alargar. Todo se ajusta al cuarto de hora.
  • Si sueltas una cita en un hueco cerrado —fuera de horario o en vacaciones—, la cita vuelve a su sitio y te pregunta si quieres «Agendar igualmente».
  • Si tienes boxes definidos, el filtro de arriba te deja ver uno solo, y te avisa si el box ya está ocupado a esa hora.

Crear una cita

Pulsa en un hueco vacío del calendario, o usa «Nueva cita». Pones título, motivo, box, cliente y moto. Dos detalles importantes:

  • «Sin fecha (pendiente)» es para la cita que aún no tiene día. No se pierde: se queda en «Ver citas pendientes», arriba, y desde ahí la agendas cuando lo cierres con el cliente.
  • «Crear orden de trabajo» abre la orden a la vez, en estado «Cita». Si la cita ya existía sin orden, tienes «Crear orden» en el mismo diálogo.

Al cancelar una cita se libera el hueco, y la orden asociada se cancela solo si seguía en la fase de cita. Una orden con trabajo dentro no se cancela por cancelar la cita.

En «Hoy y mañana», en la columna lateral, tienes las citas del día con un botón de «WhatsApp» para el recordatorio, y te dice a qué hora mandaste el último.

La cita web

Es un enlace público que puedes poner en tu web, en Google Maps o en Instagram. El cliente pide hora sin cuenta y sin contraseña, y la solicitud entra en tu agenda.

Lo tienes arriba del calendario, con «Copiar enlace», y también en Ajustes → Agenda.

Tu propia dirección

En Ajustes → Taller, en «Tu dirección web corta», eliges el nombre del taller en la dirección. Con eso, el enlace deja de ser un código largo y pasa a ser tutaller.gesmoto.com/reserva. La pantalla te dice en el momento si el nombre está libre. Si lo dejas vacío, sigue funcionando el enlace largo de siempre.

Lo que hay que configurar antes

Todo en Ajustes → Agenda:

  1. Horario del taller. Sin horario no hay huecos que ofrecer, y el cliente solo podrá mandarte una solicitud con una fecha preferida. También hay temporadas, si tu horario de verano es otro.
  2. Duración de un hueco. Media hora por defecto.
  3. Motivos de cita. Cada motivo ocupa un número de huecos, y eso es lo que fija cuánto dura la cita. Sin motivos, el cliente no ve horas.
  4. Cierres por vacaciones. Esos días no se pueden reservar, ni desde la web ni desde el portal. Si ya tenías citas dentro del cierre, te lo dice para que las muevas.
  5. Citas máximas por día, si quieres poner tope.

Hay además una prioridad para clientes con descuento: eliges un código y solo las fichas que lo tengan ven la agenda real; el resto puede reservar a partir de una semana vista. Al cliente nunca se le explica por qué: simplemente no ve esas horas.

Qué hace el cliente

Elige motivo, deja nombre y teléfono, la matrícula y los kilómetros, acepta la política de privacidad y elige día y hora entre los huecos libres. El correo es opcional, pero conviene pedirlo: es lo que le permite gestionar la cita después.

Al terminar puede añadir la cita a su calendario y le queda a mano «Gestionar mi cita».

En tu lado entra una cita con su orden en estado «Cita», y te llega un correo —«Nueva cita web»— con la moto, el cliente, el teléfono y un botón para verla en la agenda. Si el teléfono o la matrícula ya existían, se enganchan solos a la ficha que ya tenías.

Si el hueco se lo acaban de quitar, el cliente ve «Ese hueco lo acaban de coger. Elige otro.» y la rejilla se recarga. Nunca se reserva dos veces el mismo hueco: eso lo decide el servidor, no el navegador.

El enlace para cambiar o cancelar

Cada cita web nace con su propio enlace, del estilo /cita/…, que va en el correo de confirmación. Con él, y sin cuenta, el cliente puede:

  • Cambiar la fecha, eligiendo otro hueco libre (solo si tienes horario publicado).
  • Cancelar la cita, que libera el hueco y te avisa por correo.

Una cita ya pasada, o cancelada, deja de admitir cambios y lo dice. Y cuando el cliente toca algo, te llega el aviso: «Cita web cancelada» o «Cita web cambiada», con enlace a su ficha y a la agenda. Si cambia la fecha, el recordatorio de las 24 horas se rearma solo para el nuevo día.

El portal del cliente

Es distinto de la cita web: aquí el cliente tiene cuenta, y ve sus cosas.

Darle acceso

Abre su ficha en Clientes y pulsa «Dar acceso al portal». Tienes dos vías:

  • Enlace de activación — generas un enlace de un solo uso y se lo pasas por WhatsApp o correo. Él pulsa «Activar cuenta» y se pone su contraseña.
  • Crear con contraseña — le creas tú la cuenta con una contraseña y se la das.

La ficha queda marcada con «Portal activo», y ahí mismo tienes «Revocar» cuando haga falta.

Qué ve

  • Inicio, con sus motos, las reparaciones en curso y la próxima cita.
  • Mi ficha, que puede editar. El NIF no: ese lo cambias tú.
  • Mis motos, Reparaciones y Facturas, de solo lectura. De cada factura emitida puede descargarse el PDF.
  • Presupuestos, donde puede aceptar o rechazar (con un motivo, si quiere). Aceptar desde ahí es una autorización en regla: la misma que si te dijera que sí por teléfono, pero escrita. Los borradores no los ve nadie.
  • Citas, con lo que tiene pedido y un botón para pedir otra. Esas entran como pendientes de confirmar: las cierras tú desde la agenda.

Lo que el portal no hace

No se cobra por ahí. El cliente ve si una factura está pagada o pendiente, pero no puede pagarla en la aplicación: el cobro lo registras tú cuando el dinero llega. Y no ve nada de lo que escribes en las notas internas de su ficha, de su moto o de sus presupuestos: esas son para el taller.

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