Configurar el taller

Qué viene ya puesto al crear el taller, los ocho ajustes que sí tienes que tocar y qué pasa si no los tocas, y el rincón de Ajustes que no cuenta ningún otro artículo.

Casi todo lo que hay en Ajustes se puede dejar como está. Esta guía separa las tres cosas que importan: lo que ya viene puesto —para que no rehagas trabajo hecho—, lo que sí tienes que tocar y qué pasa si no lo tocas.

Lo que ya viene puesto

Al crear el taller se siembran solas siete cosas. Ninguna hace falta crearla:

  • El horario: lunes a viernes, de 09:00 a 14:00 y de 15:00 a 19:00. Sábado y domingo cerrados.
  • Ocho series de facturación: taller y recambios (la de por defecto), venta de moto, autogarantía y autofactura de taller, cada una con su rectificativa emparejada.
  • Una sede, con los datos que pusiste en el alta. Se llama como tu ciudad.
  • Efectivo y Tarjeta como medios de pago.
  • El pseudo-cliente «Flota del taller», para las motos de la casa. No sale en el directorio de clientes ni en los exports; sí en los desplegables donde hace falta.
  • Tu propio taller como proveedor, que es lo que permite registrar en stock una pieza que ya estaba en la estantería. Se renombra solo cuando cambias el nombre del taller, y no admite pedidos.
  • Dos tipos de combustible, Gasolina y Eléctrica.

Y esto no viene puesto, aunque lo parezca: motivos de cita (ninguno), boxes, cierres por vacaciones, códigos de descuento y las operaciones de mano de obra.

Los ocho ajustes que sí importan

1. Los datos fiscales

Ajustes → Taller → «Identidad del taller»: nombre comercial, razón social, NIF, teléfono, email y dirección completa.

Qué pasa si no lo haces: nada te detiene. El programa te deja emitir una factura sin NIF, y una vez emitida esa factura es inmutable: el hueco se queda ahí para siempre. La única red es un aviso que sale una sola vez, justo antes de tu primera factura —«Vas a emitir tu primera factura»—, con lo que falta marcado como «Sin rellenar» y un botón para ir a revisarlo.

Rellénalo antes de facturar. Es literalmente la última oportunidad limpia.

Estos datos se copian en cada factura al emitirla. Cambiarlos después no toca ninguna factura ya emitida.

2. El logo

Ajustes → Taller → «Subir logo». Sale en los correos que manda el programa, en los PDF (factura, presupuesto, orden, pedido, contrato) y en la cabecera del portal del cliente.

Ojo con el formato. El cuadro acepta PNG, JPG, WEBP y SVG hasta 2 MB, pero en los PDF solo se imprimen PNG y JPG. Si subes un WEBP o un SVG, lo verás en la pantalla y en los correos, y no lo verás en ninguna factura. Sube un PNG.

3. El precio de tu hora

Artículos → Operaciones. Crea una operación, ponle precio y marca «Mano de obra (precio = €/hora)».

Qué pasa si no lo haces: el buscador de mano de obra de presupuestos y órdenes sale vacío. Puedes seguir cobrando horas escribiendo la línea a mano y tecleando el precio cada vez, pero pierdes lo único que hace que una hora valga siempre lo mismo.

El paso a paso está en Primeros pasos.

4. Los medios de pago

Ajustes → Facturación. Efectivo y Tarjeta ya están; añade Transferencia (pide IBAN) y Bizum (pide teléfono) si los usas.

Qué pasa si no lo haces: poco, salvo que tus facturas no digan cómo se te paga. Lo que está activo en el momento de emitir se congela en la factura y es lo que se imprime en el PDF.

Cómo se registra el cobro está en Cobros, descuentos y rectificativas.

5. El horario

Ajustes → Agenda → «Horario del taller». Aquí el trabajo es revisarlo, no crearlo: ya viene sembrado.

Qué pasa si no lo revisas: el cliente que entre por la cita web verá huecos de 9 a 2 y de 3 a 7 de lunes a viernes, sean o no tus horas. Un día sin tramos queda cerrado.

Lo que sí está vacío de fábrica y hace más falta: los motivos de cita. Sin ellos, el cliente no ve horas por la web. Eso y el resto de lo que hay que dejar listo antes de abrir la agenda al público está en Citas y portal del cliente.

6. Trae tus datos

Ajustes → Datos. Cuatro importadores: clientes, motos, artículos y proveedores.

Este paso también se da por hecho dando de alta un cliente a mano: no hay que importar nada si empiezas de cero.

El orden de importación y qué columna mapear en cada fichero están en Primeros pasos. Lo que hacer con lo que llegue sucio, en Datos sucios al empezar.

7. Tu dirección web corta

Ajustes → Taller → «Tu dirección web corta». Convierte el enlace de cita web en tutaller.gesmoto.com/reserva en vez de un código largo. La pantalla te dice en el momento si el nombre está libre.

Si no quieres reservas por internet, sáltatelo. No es un paso pendiente: es una comodidad para quien va a poner el enlace en un cartel o en Instagram. Sin él, el enlace largo sigue funcionando igual.

Detalle en Citas y portal del cliente.

8. El representante legal

Ajustes → Taller → «Representante legal»: quién firma en nombre del taller, con su DNI. Se elige de la lista de gente del taller, o se escribe a mano con «Otro…».

Qué pasa si no lo haces: el contrato de compraventa que se genera cuando el taller compra una moto de ocasión sale con un hueco en blanco donde debería ir el representante. El programa te avisa antes de generarlo. Es el único documento afectado.

Si no compras motos de ocasión, este ajuste te da igual.

El resto de Ajustes, que no cuenta ningún otro artículo

Sedes

Ajustes → Taller → «Ubicaciones» → «Gestionar». No es una pestaña: solo se llega desde ahí.

Se usan en la flota de demo y en la solicitud pública de prueba, para que el cliente elija dónde recoger la moto, y quedan anotadas en los fichajes del equipo.

Tu plan permite una sede. La gestión multi-sede es del plan Enterprise, y la segunda sede se rechaza con ese mensaje.

Boxes

Ajustes → Agenda → «Boxes / elevadores». Puestos de trabajo que luego asignas a las citas.

Son opcionales de verdad: si no defines ninguno, la agenda funciona exactamente igual que ahora. No los crees «por si acaso».

Cierres por vacaciones y cupo diario

Los dos en Ajustes → Agenda.

  • Cierres por vacaciones: rangos de fechas en los que el portal y la cita web no aceptan citas. Al equipo solo se le avisa. Si ya tenías citas dentro del cierre, te dice cuántas para que las muevas.
  • Citas máximas por día: un aviso suave al agendar cuando un día llega a ese número. No bloquea nada, y 0 significa sin límite.

El feed de calendario

Ajustes → Agenda → «Google Calendar». Genera un enlace secreto (ICS) que suscribes en Google Calendar —Otros calendarios → Suscribirse mediante URL— y tus citas aparecen solas, en solo lectura y con un refresco de unas horas.

Lleva datos mínimos: ni nombre ni teléfono del cliente. Lo ve cualquiera que tenga el enlace, así que si se te escapa, «Regenerar enlace» invalida el anterior para todo el mundo.

Los recordatorios, que son dos cosas distintas

En Ajustes → Agenda hay dos bloques que se confunden:

  • Recordatorios al cliente — el aviso de ITV (30 días antes) y el de mantenimiento (meses sin pasar por el taller). Van incluidos en tu plan, sin pagar nada aparte. Dejar el campo vacío los desactiva.
  • Recordatorio de cita por email — el aviso al cliente 24 horas antes de su cita. Este es un add-on de pago: 5 €/mes o 50 €/año, y se contrata en Ajustes → Suscripción, en la tarjeta «Extras». Hasta contratarlo, el interruptor está bloqueado. Nunca se manda de madrugada, y solo a clientes con email.

Si no ves el bloque del recordatorio de cita, es que ese extra todavía no está disponible en tu instalación.

El formato del número de orden

Ajustes → Taller → «Número de orden». Eliges si el número va sin decorar, con prefijo o con sufijo, el texto (por ejemplo TALLER) y si lleva el año de la orden. Debajo tienes la vista previa.

Es puramente cosmético: cambia cómo se ve el número en listados, ficha y PDF. La numeración interna no varía, así que puedes cambiarlo cuando quieras sin romper nada.

El pie de factura

Ajustes → Facturación → «Texto legal al pie de la factura». Se imprime al pie de todas las páginas del PDF. Donde escribas {taller} se sustituye el nombre del taller.

Viene con un texto por defecto —garantía de reparación de 3 meses o 2.000 km y la cláusula de protección de datos— que puedes cambiar, y «Restaurar texto por defecto» te lo devuelve. Si lo dejas vacío, no se imprime nada.

Los permisos

Ajustes → Permisos. Solo lo ve el propietario y el administrador.

Es una rejilla: cuatro roles editables —Gestoría, RRHH, Taller y Ventas— por nueve áreas (órdenes, inventario, vehículos, clientes, facturación, citas, motos de demo, concesionario y equipo), y en cada cruce No / Ver / Editar.

Lo que no se toca: Propietario y Administrador tienen siempre acceso completo, y los clientes solo ven su portal. «Restaurar valores por defecto» deshace cualquier enredo.

La jornada y los festivos del equipo

Equipo → Ajustes de equipo. Ojo, esto no está en Ajustes: vive dentro del módulo de Equipo.

Ahí van la jornada semanal (40 h por defecto), los días de vacaciones al año (30, y el mínimo legal de 30 naturales no se puede bajar), hasta cuándo se pueden disfrutar las del año anterior, si las pausas se fichan, cómo se compensan las horas extra por defecto, el horario nocturno y la comunidad autónoma de la que se cargan los festivos —por defecto, la que salga de la provincia del taller—.

También están ahí los textos del centro de trabajo: el protocolo de registro de jornada y la información a las personas trabajadoras.

Qué mirar después