Datos sucios al empezar

Nombres en mayúsculas, clientes repetidos, el mismo modelo escrito de ocho formas y artículos duplicados: qué herramienta arregla cada cosa, en qué orden y qué no tiene vuelta atrás.

Traerte los datos del programa anterior es media hora. Dejarlos presentables es la otra media, y es la que nadie te cuenta.

Lo que llega de un export suele venir con cuatro problemas, y cada uno tiene su herramienta. Esta guía los pone en el orden en que conviene atacarlos.

Ninguna de estas operaciones se puede deshacer. No hay papelera, no hay histórico y no hay «restaurar». Lee el primer apartado antes de pulsar nada.

Antes de nada: hazte una copia

Ajustes → Datos → Exportar → «Descargar todo». Te bajas un único fichero JSON con todo lo que este taller puede leer: clientes, motos, catálogo de modelos, artículos, proveedores y el resto de datos maestros, además de la parte fiscal y documental.

Esa copia es tu red. Con ella en el disco, lo peor que puede pasar es que tengas que restaurar los datos maestros desde Ajustes → Datos → Importar y volver a empezar.

Dos límites que conviene saber antes de fiarte del todo:

  • La parte fiscal y documental (facturas, órdenes, albaranes, movimientos) se exporta solo como copia: no se puede volver a importar.
  • Los ficheros adjuntos no van en el backup: los PDF y las fotos viven aparte; el JSON lleva sus fichas, no sus bytes.
  • El stock y los costes de los artículos no se restauran: si tuvieras que volver atrás, el stock se recompone con un recuento.

Para lo que vas a hacer hoy, lo importante es que clientes, motos, catálogo de modelos y artículos sí están en la parte restaurable.

1. Nombres en MAYÚSCULAS o sin apellidos

Es lo primero que se ve, porque sale en cada factura.

Clientes → «Sanear nombres». La pantalla busca dos cosas:

  • «Nombre completo sin separar» — el cliente tiene todo el nombre en un solo campo y ningún apellido. Es lo que pasa cuando el programa anterior no separaba.
  • «Solo mayúsculas» — ya está separado, pero grita.

Para cada cliente ves el nombre actual y el propuesto, con una casilla. Puedes editar cualquiera a mano con «Editar a mano», o desmarcarlo para dejarlo como está.

Qué hace exactamente:

  • Formato de nombre propio (Title Case). Hay un interruptor arriba, marcado por defecto. Pasa «JUAN GARCÍA» a «Juan García» y deja las partículas en minúscula. No recupera las tildes perdidas: si el export vino sin ellas, siguen sin estar.
  • Corte nombre/apellidos. Las partículas se pegan al apellido que va detrás: «DE LA FUENTE GARCIA» se corta como «De la Fuente | García». Las partículas que reconoce son las españolas —de, del, la, las, los, y, e, da, das, do, dos, san, santa—; un «van» o un «von» holandés o alemán no se trata como partícula.
  • Nombres compuestos. Si el nombre empieza por dos nombres de pila frecuentes («José María», «Juan Carlos», «María Ángeles»), esa es la propuesta por defecto y la fila viene ya marcada. Cuando hay más de una forma razonable de cortar, te ofrece hasta tres opciones con un botón de radio y la fila no viene marcada: tienes que elegir tú.
  • Las empresas se excluyen. Si el NIF empieza por letra de CIF, o el nombre lleva SL, SA, SLU, CB, SCP, S.Coop. o SAT, el cliente ni se propone ni se le toca el formato. Arriba te dice cuántas ha excluido.

«Omitir siempre»

Cada fila tiene un botón «Omitir siempre». Es permanente y para todo el taller: ese cliente queda marcado como revisado y no vuelve a proponerse nunca, ni aunque vuelvas a abrir el saneador dentro de un año. Úsalo para el nombre raro que está bien escrito y que estás cansado de ver ahí.

No hay forma de quitar esa marca desde la aplicación. Lo mismo ocurre, sin que hagas nada, cuando editas y guardas la ficha del cliente a mano: ese cliente se da por revisado.

El tope de 100

La pantalla dibuja como mucho 100 fichas por sección. Si hay más, te lo dice: «N más (se aplicará su sugerencia por defecto)». Eso significa exactamente lo que dice: al pulsar «Aplicar» se cambian también esas, con la propuesta automática, sin que las hayas visto una a una.

Si vienes de un import de miles de clientes, vale la pena aplicar por tandas y revisar la muestra que sí se ve.

Los leads se sanean igual, desde su propia pantalla. Un saneo de clientes nunca toca leads, ni al revés.

2. Clientes repetidos

El mismo cliente dado de alta dos veces —una con NIF, otra sin él; una por teléfono, otra por el mostrador— es el pan de cada día de una migración.

Se arregla desde la ficha del cliente que sobra, con «Fusionar». Eliges el cliente de destino, y antes de confirmar la pantalla te enseña cuántas motos y cuántas facturas emitidas hay en juego.

Qué se mueve al destino: motos, órdenes de trabajo, presupuestos, citas, documentos, notas privadas, descuentos y las facturas en borrador. Los datos que falten en la ficha de destino se rellenan con los del origen (NIF, email, teléfono, dirección), pero lo que el destino ya tiene escrito manda.

Tres cosas que el diálogo te dice en ámbar antes de confirmar, y que van en serio:

  1. Las facturas ya emitidas no se mueven. Se quedan en el cliente origen, con el nombre y el NIF que llevaban. Una factura emitida es inmutable: ni siquiera esta fusión la toca.
  2. El origen queda archivado, no borrado. Sigue existiendo, precisamente como histórico de esas facturas.
  3. No se puede deshacer. Desarchivar el origen no devuelve nada de lo que se movió.

Lo que la fusión no admite: el pseudo-cliente «Flota del taller» (ni como origen ni como destino), ni una ficha ya archivada por cualquiera de los dos lados.

Si el origen era un lead y el destino un cliente, la ficha fusionada deja de ser lead. Solo sigue siendo lead si los dos lo eran.

3. La marca repetida en el modelo

«HONDA CB500F» en el campo modelo, con «Honda» ya en el campo marca. Al escribirlo sale «Honda Honda CB500F» en todas partes.

Motos de clientes → «Sanear motos». Busca las motos en las que el modelo empieza por su propia marca y propone quitarla. Si el modelo es solo la marca, propone dejarlo vacío.

Es una herramienta deliberadamente corta:

  • Solo cambia el texto del modelo de cada moto. No toca la marca, ni la matrícula, ni el catálogo global de modelos.
  • No reconoce la marca en mitad del modelo, solo al principio.
  • Respeta los códigos con puntos y guiones: un «ZF14.4» no se parte.
  • Tiene el mismo tope de 100 fichas dibujadas, con el mismo aviso: lo que no ves se aplica con la propuesta por defecto.
  • Aquí no hay «Omitir siempre». Puedes desmarcar una moto, pero la próxima vez que abras el saneador volverá a proponerse.

4. El mismo modelo escrito de ocho formas

Esto es otra cosa distinta del punto 3, y lo normal es tener que hacer las dos, en este orden.

El punto 3 limpia el texto que lleva cada moto encima. Este limpia el catálogo: las fichas de modelo que se crearon por duplicado porque el import escribió «CB 500 F», «CB500F» y «Cb500 f» como si fueran tres motos distintas.

Catálogo de modelos. Eliges la marca en la columna de la izquierda, marcas dos o más modelos con su casilla y pulsas «Fusionar».

En el diálogo eliges cuál sobrevive —viene propuesto el que tiene más motos— y confirmas. Al fusionar:

  • Las motos, artículos y campañas de recall de los modelos perdedores pasan al superviviente, y el texto del modelo de cada moto se reescribe con el nombre del superviviente.
  • Los datos técnicos se conservan del superviviente; si el superviviente no tiene ninguno, los hereda del perdedor más antiguo que sí los tenga.
  • Los modelos perdedores se borran del catálogo. No se archivan: desaparecen.
  • No hay vuelta atrás, y no hay un segundo paso de confirmación: el botón fusiona.

Solo se pueden fusionar modelos de la misma marca, y hace falta permiso de escritura en inventario (no en motos, aunque la pantalla parezca de motos).

5. Artículos duplicados

Aquí el mensaje importante es el que no te gustará: para los artículos ya creados no hay fusión. Ni en el catálogo, ni en la ficha, ni en ningún menú. Lo único que puedes hacer con el duplicado es archivarlo —o borrarlo, si nunca ha tenido movimientos—, y seguir usando el bueno. Nada reapunta el stock, las líneas de albarán ni las líneas de órdenes de un artículo a otro.

Por eso todo el esfuerzo está en no crearlos, y eso se decide en el import.

El paso «Posibles duplicados»

Al importar artículos, si una fila se parece a algo que ya tienes, el asistente se para en un paso llamado «Posibles duplicados» y te deja elegir, fila a fila, «Fusionar con el existente» (actualiza el artículo que ya está) o duplicar. Hay atajos «Fusionar todo» y «Duplicar todo», y la opción por defecto es fusionar.

Te dice por qué sospecha de cada fila:

  • La referencia coincide con el código interno de un artículo ya existente.
  • Esa referencia ya está asignada a este artículo pero con otro proveedor.
  • Ya existe un artículo con este mismo nombre.

También aquí se dibujan como mucho 100 filas; el resto se aplica con la opción por defecto.

Este paso es solo de artículos. Clientes, motos y proveedores no lo tienen: los repetidos se omiten en silencio y te salen en el recuento final del import.

No mapees la referencia del proveedor como código

Es el error que fabrica la mitad de los duplicados. El código es tu código interno; la referencia es la del proveedor, y va en su columna.

El asistente te avisa en ámbar si detecta que la columna que parece la referencia está asignada a «Código». Hazle caso: es el momento barato de arreglarlo.

6. Buscar lo que ya está dentro

Un detalle que ahorra tiempo y explica muchos «no lo encuentro»: el buscador de artículos perdona las tildes en el nombre, pero no en el código.

  • Por nombre puedes escribir «camara», «CÁMARA» o «mano de obra» y encuentra «Cámara» y «Mano obra»: se ignoran tildes, mayúsculas, el orden de las palabras y las palabras de relleno.
  • Por código, código de barras o referencia de proveedor se busca el texto tal cual. Son identificadores, no texto: si el código lleva una tilde o un guion, hay que escribirlo igual.

7. El stock no cuadra

Es el último paso y el más mecánico. La exportación del programa anterior casi nunca trae stock, así que los artículos nacen a cero.

No lo arregles escribiendo números en la ficha: no se puede, y con razón. Se arregla contando, con un recuento de inventario, que deja cada diferencia anotada como un ajuste con su motivo.

Qué mirar después